Review Paper

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT (SMART) PADA BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL PROVINSI LAMPUNG

Dila Nurlila

Bidang Yang di Kembangkan 

Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk melakukan penyuntingan surat masuk, lalu memberi nomor dan keterangan singkat pada surat masuk, sehingga meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan keamanan dokumen yang diarsipkan. 

Pengelolaan  Surat Keluar

Pengelolaan  surat keluar hampir sama dengan pengelolaan surat masuk melakukan penyuntingan surat masuk, memberi nomor dan keterangan singkat pada surat  dan menyimpannya sebagai arsip.

Latar Belakang

Dalam sebuah instansi surat merupakan alat komunikasi yang penting. Suatu instansi yang menerima surat masuk, membuat surat keluar dan membuat surat tugas tidak hanya sebagai alat komunikasi, melainkan sebagai bukti otentik atas kegiatan yang telah dilakukan. Oleh karena itu pengelolaan surat harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya. Tujuan kearsipan adalah menyediakan data dan informasi dengan cepat dan tepat ketika diperlukan. Pendataan informasi surat membantu ketika arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat dikarenakan informasi yang lengkap terdapat pada dokumentasi yang dibuat. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Lampung, masih banyak kinerja tata usaha bagian pengarsipan kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional yakni dengan cara ditulis dalam buku agenda. Hal tersebut merupakan permasalahan yang ada ketika ingin mencari kembali surat yang telah diarsipkan, atau surat yang telah diarsipkan sulit didapat kembali karena tidak adanya pencatatan mengenai di mana surat itu disimpan dan 2 diarsipkan. Bahkan ada masanya surat yang telah masuk diagendakan kembali ,di mana surat sebelumnya pernah diagendakan. Berdasarkan hal tersebut, diperlukan suatu sistem informasi yang mampu melakukan manajemen surat. Diharapkan SMART mampu membantu untuk mempercepat penggunaan dalam memperoleh kebutuhan informasi dan mewujudkan sistem manajemen surat secara sistematis. Bertitik tolak dari pemaparan tersebut, maka SMART bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan keamanan dokumen yang diarsipkan. Dengan adanya SMART ini, diharapkan dapat merubah sistem kinerja tata usaha dalam proses manajemen surat masuk dan surat keluar menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu sistem informasi ini dititikberatkan pada pemenuhan kebutuhan bagian pengarsipan sehingga dihasilkan sistem informasi manajemen surat yang memenuhi standar faktor kualitas. Faktor kualitas perangkat lunak diperlukan agar sistem informasi yang dihasilkan benar-benar memberikan kebutuhan yang diperlukan oleh tata usaha bagian pengarsipan. 

Rumusan Masalah

1. Bagaimana mengembangkan sistem informasi manajemen surat sesuai dengan kebutuhan tata usaha bagian pengarsipan? 
2. Bagaimana mempermudah proses pencarian dokumen surat masuk, surat keluar dan surat tugas?
3. Bagaimana proses pengarsipan surat dapat tertata dengan baik?

Solusi

1.  Melakukan Metode Perancangan yaitu merancang tampilan dan merancang system basis data, serta mengevaluasi system yang diusulkan
2.  Melakukan Obeservasi dengan melakukan pengamatan langsung ke Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Provinsi Lampung

Manfaat

1. Meringankan beban Kerja 
2. Efisiensi waktu
3. Meningkatkan Kinerja
4. Memaksimalkan Sumber daya komputer

Link : http://digilib.unila.ac.id/26327/2/SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf